Een overstap naar een digitaal archief heeft een belangrijke impact op het werkproces. Zo moeten alle werknemers weten hoe ze met een digitale omgeving om moeten gaan. Het zal voor veel mensen even wennen worden, maar na een periode worden de voordelen al snel zichtbaar. Een digitaal archief zal jouw onderneming naar een nieuw werkniveau brengen.
Wat vind je allemaal in een archief?
Een archief is vaak onderverdeeld in allerlei secties. Denk hierbij aan makkelijk toegankelijk en vertrouwelijke informatie. Hoe gaat dit in zijn werking in een online archief? Daar kunnen de specialisten van Karmac Digitaliseert je alles over vertellen. Door een ervaren team in te schakelen kun je in overleg precies je wensen aangeven. In een archief kan je vervolgens allerlei vormen van informatie laten plaatsen. Denk hierbij aan:
- Logboeken
- Brieven
- Facturen
- Foto’s en video’s
- Verklaringen
- Contracten
Een online archief biedt alleen veel voordelen als het goed is ingericht. Zo wil je filters creëren tussen de belangrijkheid van informatie en selectief toegang geven. Zo kan er een online archief ingericht worden om te bekijken voor alle werknemers en speciale omgevingen voor alleen managers of CEO’s. Daarnaast wil je filters aanbrengen, zodat alle documenten gemakkelijk in een overzicht toegankelijk worden. Wil je bijvoorbeeld informatie over een functie, persoon of ander bedrijf verzamelen? In plaats van dat je een archief stuk voor stuk doorspit kun je in een online omgeving alles overzichtelijk bij elkaar zetten.
Is het digitaal archief voor iedereen toegankelijk?
Zoals eerder genoemd kun je selectief bepalen wie tot waar toegang tot krijgt. Daarnaast wil je dat er geen ongewenste bezoekers een kijkje nemen in het online archief van je bedrijf. Je hebt dus net als een slot op de voordeur van je kantoor een beveiliging nodig voor je online archief. Als eigenaar van het archief wil je ook makkelijk wijzigingen toebrengen aan het online archief. Want stel een werknemer wordt ontslagen, dan wil je dat deze persoon gelijk zijn toegang tot het online archief wordt ontzegd. Dit is gelukkig allemaal te realiseren. Een online archief is niet fysiek en niet onaantastbaar. Een server kan crashen waardoor bestanden verloren raken. Het is dus zaak om altijd een back-up te hebben van je digitaal archief.
Recente reacties